آيين‌نامه اجرايي قانون الحاق دولت جمهوري اسلامي ايران به كنوانسيون لغو ضرورت تصديق رسمي اسناد دولتي بيگانه

مصوب 1397/11/07 هيات وزيران




پرده زمانی: مرحله تصویب:

هيأت وزيران در جلسه 7 /11 /1397 به پيشنهاد شماره 4692324 /376 /732 مورخ 25 /6 /1396 وزارت امور خارجه (با همكاري ساير دستگاه هاي ذي ربط) و به استناد تبصره (3) ماده واحده قانون الحاق دولت جمهوري اسلامي ايران به كنوانسيون لغو ضرورت تصديق رسمي اسناد دولتي بيگانه - مصوب 1391 - با اصلاحات بعدي، آيين نامه اجرايي قانون ياد شده را به شرح زير تصويب كرد:

آيين نامه اجرايي قانون الحاق دولت جمهوري اسلامي ايران
به كنوانسيون لغو ضرورت تصديق رسمي اسناد دولتي بيگانه
مصوب 1397,11,07

فصل اول - كليات

ماده 1 - در اين آيين ‏نامه، اصطلاحات زير در معاني مشروح مربوط به كار مي ‏روند:

الف - كنوانسيون: كنوانسيون لغو ضرورت تصديق رسمي اسناد دولتي بيگانه مصوب 1961 ميلادي برابر با 1340 هجري شمسي.

ب - قانون: قانون الحاق دولت جمهوري اسلامي ايران به كنوانسيون.

پ - وزارت: وزارت امور خارجه.

ت – دستگاه هاي ذي ‏ربط: كليه مؤسسات عمومي بند (د) ماده (1) قانون انتشار و دسترسي آزاد به اطلاعات - مصوب 1388 - و مؤسسات خصوصي حرفه ‌اي عهده ‌دار مأموريت عمومي از قبيل دفتر اسناد رسمي، كانون سردفتران و دفترياران، كانون كارشناسان رسمي دادگستري، كانون وكلاي دادگستري، سازمان نظام پزشكي جمهوري اسلامي ايران، سازمان نظام پرستاري جمهوري اسلامي ايران، سازمان نظام روانشناسي و مشاوره جمهوري اسلامي ايران و سازمان‌ هاي نظام مهندسي كه صلاحيت صدور و پذيرش اسناد مشمول اين آيين ‌نامه را در جمهوري اسلامي ايران دارا هستند.

ث - برگ نمونه تأييديه: برگ منقوش به نشان (آرم) يا عنوان رسمي كشور تنظيم ‏كنندة سند كه به امضا و مهر مرجع صلاحيت دار آن كشور رسيده و به اسناد مشمول اين آيين ‏نامه الصاق مي شود و مؤيد صحت صدور و اصالت آن سند است.

ج - شماره رهگيري: شماره‌ الكترونيكي كه از سوي وزارت صادر و بر روي هر برگ نمونه تأييديه درج مي شود و براي استعلام و اعلام صحت تأييديه صادر شده به كار مي ‏رود.

چ - نظام تأييد اسناد پيش از اجراي اين آيين‏ نامه: رويه ‏هاي مبتني بر قوانين و مقررات كه تا پيش از اجراي اين آيين ‏نامه براي تأييد، تصديق و تسجيل اسناد توسط نمايندگي‏ هاي سياسي يا كنسولي يا دفاتر حفاظت منافع جمهوري اسلامي ايران يا وزارت وجود داشته يا دارد.

ماده 2 - اسناد مشمول اين آيين ‏نامه شامل اسناد موضوع ماده (1) كنوانسيون و اسناد رسمي موضوع ماده (1287) قانون مدني - مصوب 1314 - به شرح زير است:

الف - اسناد صادر شده از سوي مرجع رسمي يا مقام منصوب مراجع قضايي يا غيرقضايي كه به حكم قانون تشكيل شده اند.

ب - اسناد اداري و گواهي ‏هاي صادر شده از سوي مراجع عمومي مانند اسناد هويتي و گواهي ‏هاي صادر شده از سوي سازمان ثبت احوال كشور، مدارك تحصيلي و آموزشي، مدارك شغلي، گواهينامه‌ هاي صادر شده از سوي دستگاه‏ هاي ذي ‏ربط، اسناد مسافرتي، مدارك و گواهي ‏هاي پزشكي، گواهي‏ هاي پزشكي قانوني، گواهي ‌هاي بانكي، پروانه‏ هاي كسب و پيشه و فعاليت‏ هاي شغلي،
گواهي ‏هاي معتبر صادر شده از سوي شركت ‏ها و بنگاه‏ هاي ثبت شده تابعه يا وابسته به مؤسسات عمومي و گواهي‏ هاي صادر شده از سوي شهرداري ‏ها.

پ - اسناد و گواهي ‌هاي تنظيم شده در دفاتر اسناد رسمي و دفاتر رسمي ازدواج و طلاق و همچنين مدارك و گواهي‌ هاي صادر شده از سوي سازمان ثبت اسناد و املاك كشور مانند اسناد مالكيت و آگهي‌ هاي رسمي.

ت – گواهينامه ‏هاي رسمي پيوست اسنادي كه اشخاص به اعتبار سمت شخصي خود امضا كرده اند، نظير گواهينامه ‏هاي رسمي كه به ثبت و ضبط سند يا واقعه ‏اي پرداخته ‏اند كه در تاريخ معيني وجود داشته است و همچنين تصديق امضا در دفاتر اسناد رسمي.

تبصره - كنوانسيون در موارد زير اعمال نمي ‏شود:
الف - اسنادي كه توسط نمايندگي ‏هاي سياسي يا كنسولي تنظيم شده اند.
ب - اسناد اداري كه ارتباط مستقيم با عمليات تجاري يا گمركي دارند.

فصل دوم - تأييد و پذيرش اسناد بيگانه در كشور

ماده 3 - در اجراي ماده (2) كنوانسيون، در مورد اسنادي كه داراي برگ نمونه تأييديه مطابق مقررات كنوانسيون هستند، كليه دستگاه هاي ذي‏ ربط ضمن مطابقت امضا، مهر و سمت شخص امضاكننده ذيل برگ نمونه تأييديه با تارنماي مرجع صدور آن و با رعايت قوانين و مقررات داخلي نسبت به شناسايي و ترتيب اثر دادن به اسناد صادر شده از كشورهاي عضو كنوانسيون اقدام مي كنند.

تبصره 1 - اسناد صادر شده از سوي اعضايي از كنوانسيون كه توسط دولت جمهوري اسلامي ايران مورد شناسايي قرار نگرفته ‌اند يا اسنادي كه اجراي آنها در كشور مطابق قوانين و مقررات جاري، مغاير اخلاق حسنه يا نظم عمومي يا منافع و امنيت ملي يا قوانين داخلي است، ترتيب اثر داده نخواهد شد.

تبصره 2 - وزارت موظف است فهرست آن دسته از اعضاي كنوانسيون را كه با دولت جمهوري اسلامي ايران طرف هستند و نيز فهرست آن دسته از اعضايي را كه به الحاق دولت جمهوري اسلامي ايران به كنوانسيون معترضند، به موقع از طريق تارنماي مربوط به دستگاه ‏هاي ذي‏ ربط و متقاضيان اطلاع ‏رساني ‏كند. مقررات اين آيين‏ نامه متقابلاً در مورد آنها اعمال نمي ‏شود.

تبصره 3 - وزارت در صورت لزوم يا بنا به تقاضاي كتبي دستگاه‏ هاي ذي ‏ربط، هرگونه موارد نارسا و مشكوك را بررسي و راستي آزمايي مي ‏كند.

ماده 4 - كليه نمايندگي ‏هاي سياسي و كنسولي و دفاتر حفاظت منافع جمهوري اسلامي ايران در كشورهاي عضو كنوانسيون كه به الحاق دولت جمهوري اسلامي ايران به كنوانسيون معترض هستند يا دولت جمهوري اسلامي ايران به الحاق آنها معترض است، از تاريخ لازم ‏الاجرا شدن كنوانسيون نسبت به جمهوري اسلامي ايران از تأييد اسناد مشمول كنوانسيون، صادر شده در كشور پذيرنده (متوقف فيه) و كشورهايي كه در آن داراي اعتبار (آكرديته) هستند، خودداري خواهند كرد و اين گونه اسناد نيازي به تأييد ندارند.

ماده 5 - در مورد اسناد صادر شده در كشورهاي غيرعضو كنوانسيون و نيز اعضايي از كنوانسيون كه به الحاق دولت جمهوري اسلامي ايران به كنوانسيون معترض هستند يا دولت جمهوري اسلامي ايران به الحاق آنها معترض است، مطابق نظام تأييد اسناد پيش از اجراي اين آيين‏ نامه عمل خواهد شد.

فصل سوم - تأييد اسناد داخلي

ماده 6 - در اجراي ماده (6) كنوانسيون، وزارت به عنوان مرجع صلاحيت دار صدور برگ نمونه تأييديه در كشور تعيين مي شود.

ماده 7 - اسنادي كه مغاير نظم عمومي يا اخلاق حسنه يا منافع و امنيت ملي يا قوانين داخلي باشند و نيز اسناد طبقه بندي شده، غيرقابل تأييد هستند. دستورالعمل مربوط ظرف سه ماه از تاريخ لازم الاجرا شدن اين آيين‏ نامه توسط وزارت با هماهنگي وزارتخانه ‏هاي اطلاعات، كشور و دادگستري ابلاغ مي شود.

ماده 8 - در اجراي قانون، دستگاه‏ هاي ذي‏ ربط موظفند امضا، مهر و سمت حداكثر چهار نفر از متصديان مربوط در تهران و دو نفر در هر استان‏ را كه اصالت اسناد صادر شده در مجموعه آن دستگاه را اعلام خواهند نمود، توسط بالاترين مقام دستگاه به وزارت معرفي كنند. بالاترين مقام دستگاه موظف است هرگونه تغيير در متصديان و مهر سازماني مربوط را بلافاصله به وزارت منعكس كند.

تبصره 1 - در راستاي تحقق و ارتقاي دولت الكترونيك، دستگاه ‏هاي ذي ‏ربط موظفند با استفاده از سامانه‏ هاي الكترونيكي، امكان دسترسي، بررسي و راستي ‏آزمايي برخط اصالت اسناد صادر شده در آن دستگاه را براي وزارت فراهم كنند.

تبصره 2 - آن دسته از اسنادي كه امكان احراز اصالت آنها از طريق سامانه‏ هاي الكترونيكي براي وزارت فراهم مي ‏شود، براي اطلاع متقاضيان در تارنماي مربوط اعلام مي شود.

ماده 9 - متصديان اعلام اصالت سند در دستگاه‏ هاي ذي‏ ربط موظفند ظرف يك روز كاري، ضمن احراز اصالت اسناد از طريق امضا و مهر اسناد، مراتب را تأييد و مشخصات آنها را ثبت و ضبط كنند.

ماده 10 - سمت افراد معرفي شده براي اعلام اصالت اسناد در دستگاه ‏هاي ذي ‏ربط، از طريق تارنماي وزارت به اطلاع عموم خواهد رسيد.

ماده 11 - وزارت ظرف دو روز كاري پس از بررسي و اطمينان از اصالت سند صادر شده و ساير شرايط مندرج در اين آيين‏ نامه، نسبت به صدور برگ نمونه تأييديه بر اساس ماده (3) كنوانسيون و اين آيين ‏نامه اقدام مي كند. چنانچه بررسي و راستي‏ آزمايي نيازمند زمان بيشتري باشد يا در صورت بروز هرگونه مشكل در اين فرايند، مراتب بايد ظرف همان روز به متقاضي اعلام شود. وزارت موظف است در اين قبيل موارد ظرف يك هفته اعلام نظر كند و دستگاه هاي ذي ربط نيز مكلفند ظرف سه روز كاري، نفياً يا اثباتاً اعلام نظر كنند.

ماده 12 - شكل برگ نمونه تأييديه مطابق نمونه پيوست كنوانسيون بوده و به زبان فارسي و ترجيحاً زبان كشوري كه سند به آنجا ارايه خواهد شد تنظيم مي شود؛ مشروط به اينكه زبان مورد نظر يكي از زبان ‏هاي انگليسي، فرانسوي، چيني، اسپانيولي، آلماني، روسي، تركي استانبولي يا عربي باشد. در غير اين صورت، انگليسي خواهد بود.

تبصره موارد زير در خارج از چهارچوب (كادر) برگ نمونه تأييديه درج مي ‏شود:
الف - برگ نمونه تأييديه صرفاً صحت امضا، مهر و سمت شخص امضا‏كننده سند را بدون توجه به مندرجات متن گواهي مي‏ نمايد.
ب - وزارت به عنوان مرجع صلاحيت دار صدور برگ نمونه تأييديه در جمهوري اسلامي ايران، مطابقت تصوير مصدق سند پيوست برگ نمونه تأييديه را با اصل آن اعلام مي ‏نمايد.
پ - برگ نمونه تأييديه متضمن هيچ گونه اثر حقوقي در جمهوري اسلامي ايران نمي ‏باشد.

ماده 13 - برگ نمونه تأييديه به درخواست متقاضي به اصل يا تصوير مصدق سند مربوط يا ترجمه رسمي منضم به اصل يا تصوير مصدق سند الصاق مي شود.

تبصره 1 - ترجمه سند توسط مترجم رسمي قوه قضاييه صورت مي ‏گيرد، مگر در مورد اسناد طبقه ‏بندي شده كه ترجمه يا تأييد ترجمه توسط وزارت انجام مي ‏گيرد.

تبصره 2 - تصديق تصوير سند و ترجمه آن توسط مترجم رسمي قوه قضاييه يا هر مرجع ذي ‏صلاح قانوني ديگر صورت مي ‏گيرد.

ماده 14 - به منظور امكان ثبت و صدور برگ نمونه تأييديه به صورت الكترونيكي، وزارت موظف است تارنمايي كه قابليت استعلام و اعلام صحت صدور و اصالت برگ نمونه تأييديه صادر شده را از طريق شماره رهگيري به صورت برخط داشته باشد، ظرف (9) ماه از تاريخ لازم الاجرا شدن اين آيين ‏نامه راه ‏اندازي و نشاني آن را در ذيل برگ نمونه تأييديه درج كند. تا راه‏ اندازي تارنماي مربوط، مراتب طبق ساز و كارهاي سابق انجام مي ‏گيرد.

فصل چهارم - ساير مقررات

ماده 15 - در مورد اسنادي كه مشمول كنوانسيون نيستند، مطابق نظام تأييد اسناد پيش از اجراي اين آيين‏ نامه عمل خواهد شد.

ماده 16 - متقاضياني كه اسناد تقديمي آنان به دلايل مندرج در تبصره (1) ماده (3) يا ماده (7) مورد تأييد قرار نگيرد، مي ‏توانند اعتراض خود را جهت تجديد نظر به وزارت تقديم كنند.
در صورتي كه وزارت تصميم اتخاذ شده را تأييد كند، معترض مي تواند مطابق قوانين و مقررات مربوط حسب مورد به مراجع صلاحيت دار قضايي مراجعه كند.

تبصره - وزارت موظف است ظرف يك هفته كاري با دعوت از نماينده دستگاه يا دستگاه‏ هاي ذي ‏ربط به اين قبيل اعتراض‏ ها رسيدگي و پاسخ لازم را اعلام كند.

ماده 17 - وزارت در اجراي ماده (6) كنوانسيون، مرجع مسئول و صلاحيت دار صدور برگ نمونه تأييديه را به امين كنوانسيون معرفي مي كند و هرگونه تغيير در مرجع تعيين شده را به آن اطلاع مي‏ دهد.

ماده 18 - تعرفه صدور هر برگ نمونه تأييديه براي هر سند، مطابق آيين ‏نامه تعيين تعرفه خدمات كنسولي موضوع تصويب نامه شماره 58117 /ت52422هـ مورخ 17 /5 /1395 و اصلاحات بعدي آن تعيين خواهد شد.

معاون اول رئيس جمهور - اسحاق جهانگيري